Bei der Hochzeitsplanung muss man verdammt viel beachten. Um eine reibungslose Zusammenarbeit mit eurem Hochzeits-DJ sicherzustellen, gibt es einige To-Dos für euch. Damit ihr nicht den Überblick verliert und böse Überraschungen ausbleiben, habe ich eine komplette Hochzeits-DJ Checkliste für euch erstellt. In diesem Artikel sind alle Punkte detailliert erläutert. Ausserdem könnt ihr euch meine Checklsite gratis herunterladen:
1. Logistik und Technik
Bevor die Feier startet, muss sichergestellt sein, dass der DJ vor Ort optimal arbeiten kann. Dazu gehören technische und logistische Details, die bereits im Vorfeld geklärt werden
sollten:
✅ Auf- und Abbauzeiten: Informiert die Location über die Zeiten, in denen der DJ aufbauen und abbauen möchte. Das verhindert Verzögerungen und sorgt für einen
reibungslosen Ablauf.
✅ Barrieren an der Location: Falls es Treppen, enge Gänge oder lange/unbefestigte Wege gibt, sollte der DJ darüber Bescheid wissen, um entsprechend mehr Zeit und/oder einen Aufbauhelfer einplanen zu können.
✅ Parkplatzreservierung: Ein nah gelegener Parkplatz erleichtert den Transport des Equipments und spart wertvolle Zeit.
✅ Platzierung des DJs und Platzbedarf: Wo genau soll der DJ sein Equipment aufbauen? Wo ist die Tanzfläche? Habt ihr bei der Erstellung eures Tischplans den Platzbedarf der DJ-Technik berücksichtigt?
✅ Stromversorgung: Ist ausreichend Strom für die Technik des DJs vorhanden? Wo befinden sich die nächsten Steckdosen?
✅ Ansprechpartner für Rückfragen: Wer kann dem DJ am Hochzeitstag bei Fragen helfen? Wedding Planner:in, ein Trauzeug:in oder Location-Manager:in sind die perfekten Kandidaten für diesen Job.
✅ Lautstärke-Begrenzungen und Sperrstunden: Manche Locations haben Lautstärke-Begrenzungen oder feste Zeiten, zu denen Musik leiser gespielt oder gestoppt werden muss. Ich habe schon mehrfach erlebt, dass Location-Betreiber:innen diese Regeln während der Feier spontan ändern, wenn es ihnen zu laut oder zu wild wird. Deshalb solltet ihr diese Informationen immer vor der Feier immer schriftlich. So könnt ihr euch im Ernstfall darauf berufen.
✅ Nebelmaschinen erlaubt?: Falls der DJ Lichteffekte mit Nebel einsetzen möchte, sollte vorher geklärt sein, ob dies in der Location gestattet ist. Manche Rauchmelde-Anlagen alarmieren bei Nebel die direkt Feuerwehr oder schalten automatische Sprinkleranlagen ein - beides muss nicht sein.
✅ Besondere Gegebenheiten: Gibt es sonstige Vorschriften oder Besonderheiten, die der DJ wissen muss? (z. B. zeitliche Zugangsbeschränkungen, feste Bühnen, technische Einschränkungen, knappes Platzangebot für Technik)
Die nötigen informationen zu Zeiten, Platzbedarf, benötigter Stromversorgung usw. entnehmt ihr i.d.R. dem Buchungsvertrag, den ihr (hoffentlich) mit eurem DJ abgeschlossen habt.
2. Musik
Die richtige Musik macht eure Hochzeit einzigartig. Daher ist es wichtig, eure Wünsche frühzeitig und klar zu kommunizieren. Nur so kann sich der DJ optimal auf euren Musikgeschmack vorbereiten
und euren Erwartungen gerecht werden:
✅ Hochzeitstanz: Welcher Song wird für den Eröffnungstanz gewählt? Muss das Lied ggf. in einer bestimmten Version oder Länge vorliegen?
✅ Musik für Programmpunkte: Wünscht ihr euch bestimmte Songs für besondere Momente wie euren Einzug in den Saal, den Tortenanschnitt oder den letzten Tanz?
✅ Eurer Musikgeschmack: Erstellt eine Liste mit 20 bis 30 Songs, über die ihr euch freuen würdet. Der DJ wird versuchen, so viele wie möglich davon in sein Set einzubauen.
✅ No-Go-Songs: Gibt es Lieder oder Musikrichtungen, die ihr auf keinen Fall hören möchtet? Auch das muss der DJ vor der Hochzeit wissen.
3. Programm
Damit der DJ den Ablauf der Hochzeit perfekt begleiten kann, sollte ihr ihn bestmöglich über das geplante Programm informieren.
✅ Moderation durch den DJ: Soll der DJ Reden, Spiele oder Programmpunkte anmoderieren? Falls ja, gebt ihm genaue Infos zu den Programmpunkten, damit er
sich entsprechend vorbereiten kann.
✅ Ablaufplan: Ein grober Zeitplan hilft dem DJ, seine Musik passend zu den geplanten Ereignissen zu timen. Ausserdem weiss der DJ dann, wann er nicht gebraucht wird und mal durchatmen kann.
✅ Genaue Timings: Falls es fixe Zeitpunkte für bestimmte Programmpunkte gibt, sollte der DJ diese kennen, um rechtzeitig die passende Musik bereitzuhalten und mit seiner Moderation sicher zu stellen, dass alle im Saal Bescheid wissen.
✅ Beamer-Anschluss an DJ-Technik: Falls eine Präsentation oder ein Video mit Ton abgespielt werden soll, muss geklärt sein, wie der DJ den Beamer an seine Anlage anschließen kann. Welche Anschlüsse sind an Beamer oder Laptop vorhanden? Wie weit ist der Beamer vom DJ-Pult entfernt? Nur so kann der DJ sicherstellen, dass er die passenden Kabel und Adapter im Gepäck hat.
✅ Mitgebrachte Tondateien: Falls Gäste eigene Musik oder Audio-Dateien für bestimmte Programmpunkte mitbringen, sollte der DJ frühzeitig informiert werden, um technische Probleme zu vermeiden und die Daten ggf. im Vorfeld zu prüfen zu können. Viele DJs schließen aus Sicherheitsgründen keine von Gästen mitgebrachten Geräte oder Datenträger an ihre Technik an. In diesem Fall müssen die enstprechenden Tondateien vor der Hochzeit an den DJ übermittelt werden (z.B. per Wetransfer oder Google Drive).
✅ Kontaktdaten für Überraschungs-Acts: Falls Trauzeugen oder Freunde Überraschungen geplant haben, sollte der DJ vorab wissen, mit wem er sich dazu abstimmen kann. Die meisten DJs haben kein Problem damit, wenn ihr ihre Kontaktdaten hierfür an eure Gäste weitergebt.
4. Verpflegung und Getränke
Als erstes kommen, als letztes gehen: Der DJ hat meistens den längsten Arbeitstag aller involvierten Dienstleister:innen. Da er während der Feier nicht mal eben eine Stunde in die
nächste Pizzeria verschwinden kann, solltet ihr für sein leibliches Wohl sorgen:
✅ Essen für den DJ: Ist für Art und Umfang der Hochzeit entsprechende Verpflegung gesorgt? Klärt im Vorfeld mit eurem Caterer, ob und wann der DJ etwas zu essen bekommt. Viele
Caterer und Locations bieten vergünstigte Menüs für Dienstleister an.
✅ Platz zum Essen: Wo kann der DJ zum Essen Platz nehmen? Plant einen Sitzplatz ein (entweder an einem der Gäste-Tische, an einem separaten Tisch für anwesende Dienstleister:innen, oder in einem Nebenzimmer der Location)
✅ Getränke für den DJ: Während des Auf- und Abbaus sowie während der Feier sollte für ausreichend Getränke gesorgt sein. (Ggf. das Servicepersonal briefen, die vergessen den DJ gerne mal)
✅ Timing: Achtet bei eurer Programmplanung darauf, dass Zeit zum Essen bleibt. Oft bekommen die Dienstleister ihr Essen erst, wenn alle anderen Gäste bedient wurden. Regelmäßig auftretendes Problem dabei: Noch bevor DJ und Fotograf:in ihr den ersten Bissen im Mund haben, hat der Brautvater aufgegessen und steht für seine Rede parat. Die heiß ersehnte und wohl verdiente Stärkung wird dann kalt (oder abgeräumt, bevor die Rede vorbei ist).
Mit dieser Checkliste stellt ihr sicher, dass ihr, euer DJ und eure Location optimal vorbereitet sind – und einer unvergesslichen Hochzeits-Party nichts mehr im Weg steht! 🎧💃🎉 Viel Spaß beim Feiern!